Professionelles Project Management Office essentiell für den Projekterfolg

 
 
Die Lizenz- und Wartungsverträge der IT-Infrastruktur einer mit der Zeit gewachsenen deutschen Großbank weisen in ihrer Vielfalt ein in sich verflochtenes Werk vieler Bausteine auf. Ziel dieses Projektes war es durch eine Harmonisierung des gesamten Vertragswerkes beachtliche Einsparungen und ein Zugewinn an Transparenz zu realisieren. Intero Operations & Services unterstütze die Bank dabei das Projektziel fristgerecht und effizient zu erreichen.
Neben meinen beratenden Tätigkeiten, welche aus analytischen Betrachtungen der Altverträge und der systematischen Harmonisierung dieser Dokumente bestand, übernahm ich die wesentlichen Tätigkeiten des Projektmanagements. Diese stellten den Großteil meiner Tätigkeit in diesem Projekt dar. Durch gezielte Instrumente wurde der wöchentliche Wissenstransfer dokumentiert und die Planung der fortlaufenden Tätigkeiten einzelner Projektmitarbeiter transparent und zielführend erarbeitet.

Die Herausforderung war es die unterschiedlichen Kulturen zusammenzuführen


Da es sich in diesem Projekt nicht nur um eine hohe Anzahl inhaltlicher Komponente handelte, sondern auch um ein großes Ausmaß an Komplexität gestützt durch die Organisationskultur der Großbank, führte dies zu Herausforderungen welche durch gezieltes Projektmanagement zu bewältigen waren. Aus fusionsbedingten Gründen bestand der Projektort aus zwei Lokationen, welche beide in das Projekt eingebunden waren. Die dadurch entstandene Herausforderung war es die unterschiedlichen Kulturen zusammenzuführen und beide Standorte gleichermaßen als Projektlokation zu nützen. Da der Fachbereich üblicherweise seinen täglichen Tätigkeiten im Kreditinstitut nachgehen muss und sein Fokus nicht primär auf der Arbeit im Projekt liegt führte dies zu Erschwerungen im Projektfortschritt. Durch diese Faktoren entstand ein zeitaufwändiges Jonglieren von Terminen, Workshops, dem Einhalten von Fristen und zugleich jedem einzelnen Projektmitarbeiter individuell gerecht werden zu können. Alle Vorgänge dieser Art waren so transparent zu gestalten, dass jeder Beteiligte immer auf dem aktuellsten Stand war. Trotzdem galt es im Hinterkopf immer eine effiziente und fokussierte Erreichung des Projektziels zu behalten.

Der wichtigste Faktor war die ständige Kommunikation zwischen den Beteiligten


Um den Erfolg des Projektes durch gekonntes Projektmanagement zu gewährleisten bediente ich mich einiger Grundsätze. Um in einer Organisation erfolgreich arbeiten zu können bedarf es der Zusammenarbeit unterschiedlicher Charaktere. Um dies einem selbst zu ermöglichen ist es Wichtigt die Kultur der Organisation in ihren Vorlieben und Verhaltensweisen kennen zu lernen und sich dieser anzuvertrauen. Dies stellte den ersten Baustein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit dar. Aus persönlichen Erfahrungen im Finanzbereich konnte ich mich in diesem Umfeld schnell anpassen. Ein weiterer Baustein ist das Teamwork und der absolute Wille aller Beteiligten zum Erfolg. Um dies zu gewährleisten war es ein wichtigste Faktor die ständige Kommunikation zwischen den Beteiligten aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grund baute ich eine Plattform auf, welche aus regelmäßigen Treffen und Telefonaten bestand. Die Inhalte wurden dokumentiert und Aufgaben in Form von Task-Listen getrackt. Dadurch waren alle Beteiligten immer im Bilde und konnten sich einen ausreichenden Überblick über den Projektstatus verschaffen. Letztendlich führten neben der fachlichen Expertise auch die Fähigkeiten ein Projekt zu managen zu einem erfolgreichen Projektabschluss.
 

 
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Author

Oliver Eslami
Business Analyst

o.eslami@intero-operations.de

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